個人事業主や法人を問わず、贈答品は経費計上が可能です。ただ、品物や渡す相手によって、経費にならないものもあるようです。適正な会計処理をするためにも、どんな費用なら経費に落とせるのか、判断基準を押さえておきましょう。今回はこの記事で、贈答品を経費化するときの基本的なルールや仕訳方法、注意点などについてご紹介します。
贈答品を経費にするときのルール
贈答品が事業に必要であること
贈答品を経費にするには、事業に必要な費用や、将来的に事業の利益につながる費用でなければなりません。例えば、取引先への贈答品は、今後の付き合いや取引を円滑に進めることにもつながるので、経費として認められます。
事業に関係する贈答品なら経費になるので、渡す相手も事業で関わる人全員が対象となります。例えば仕入れ先や仲介業者などの取引先や得意先以外に、顧客も対象に含まれます。さらに、現時点では取引先でなくとも、これから得意先になりそうな相手への贈答品なら、経費として認められます。
金額を常識の範囲内に収めること
経費にできる贈答品の金額は、特に上限が設けられていません。とはいえ、あくまで常識の範囲内に収めることが大切です。一般的には手土産や贈り物は10,000円、お花にする場合は5,000円程度を目安に収めることが多いです。
経費にできる取引先、得意先への贈答品
手土産、謝礼品
経費にできる贈答品の種類は、手土産や謝礼品です。例えば、出張先でいつもお世話になっている取引先に対し購入したお土産代は経費になります。得意先回りで持参する手土産や、来客用に用意した手土産なども同様です。
営業先で、面会の時間を割いてもらったことに対して渡す謝礼品も、経費として問題ありません。また、日ごろから定期的にお店を利用してくれる上顧客に対し、感謝の気持ちで渡す謝礼品も経費になるでしょう。
お中元、お歳暮
お中元やお歳暮も、経費にできる贈答品のひとつです。取引先や得意先へのお中元、お歳暮であれば、経費に計上しましょう。お中元やお歳暮を経費計上する場合は、親戚や友人などプライベートで贈る分とは、区別をつけることが大切です。
お祝い品、返礼品
事業を行っていると、取引先や得意先のお祝い事や葬儀に参列することもあります。取引先や得意先の結婚祝いや引っ越し祝い、得意先の周年記念に贈る贈答品やお花も経費として認められます。葬儀で持参する香典も同様です。
反対に、自分のほうが結婚式や葬儀を行うこともあります。あるいは、会社の創業記念や新社屋施工記念、移転祝いなどの式典を催すこともあるでしょう。その際に取引先や得意先などからお祝いや香典を受け取り、返礼品を贈る場合の費用も経費になります。
ただし、事業に関連する人への返礼品のみに限られます。お中元やお歳暮と同じく、親族や友人など私的な付き合いの分は経費にできないので注意しましょう。
贈答品を経費計上するときの勘定科目
交際費として経費計上
贈答品は渡す相手によって勘定科目が異なりますが、基本的には交際費を使って経費計上します。事業に関わる人への支出だからです。取引先や得意先への手土産、お中元、お歳暮の費用、得意先へのプレゼント、慶弔費用は交際費として処理して問題ないでしょう。
なお、通常交際費は損金にできませんが、資本金1億円未満の中小企業であれば、交際費のうち飲食代の50％もしくは年間800万円までが損金算入を認められています。さらに個人事業主・フリーランスの場合は上限がなく、全額損金として認められます。
大企業の場合は広告宣伝費を使うことも
大企業の場合は、飲食代の50％に相当する金額までは交際費の損金算入が認められていますが、中小企業に比べると制限があります。
そこで、広告宣伝費を使って経費計上することもあります。ボールペンやティッシュ、手帳などの物品は、広告宣伝費として全額経費計上できるからです。お中元やお歳暮の季節に配られる、企業のロゴが入ったタオルやうちわ、カレンダーなど事務用品は、広告宣伝費として経費処理されている可能性があるでしょう。
福利厚生費で社員へのプレゼントも可能
社員へのプレゼントも、贈答品として経費にできます。例えば創業記念日にお菓子を配るといった、就業規則を定めていれば問題ないでしょう。社員が対象の場合は、福利厚生費として会計処理を行います。
社員への贈答品を経費にする際は、全員に渡す必要があります。特定の人だけに渡すと、福利厚生費ではなく給与とみなされるため、注意しましょう。
贈答品が経費にならないケース
家族や友人への手土産、贈り物
贈答品は事業に関係する必要があるため、家族や友人への贈答品は経費になりません。出張先で購入した家族へのお土産や、デパートで贈り物を買った場合なども、家族や友人へ渡す場合は経費と認められないでしょう。
贈答品として購入したものを自分で使ってしまうケース
自分用に買ったお土産代やプレゼントも、私的なものなので経費にすることはできません。当然ながら、贈答品として購入しながら、自分が使うことはNGです。
一人会社や役員のみの会社での福利厚生費は認められない
個人事業主や一人会社、役員のみの会社では、贈答品を福利厚生費として経費計上するのは難しいです。公私の区別がつきにくいからです。福利厚生費として計上しても、認められないことがほとんどでしょう。
贈答品を経費にするときの注意点
誰にどんな贈答品を渡したかはリストで管理する
贈答品を経費にする際は、誰にどんな贈答品を渡したか説明できるようにしておくことが重要です。明確でないと、税務調査で否認されるリスクがあるからです。贈答品を購入したときは、領収書を保管し、領収書の裏に誰に対しての贈答品かメモをするのを忘れないようにしましょう。
お中元やお歳暮など、贈り先が多い場合は「送付先リスト」を作成し、管理するのも有効な手段です。領収書とともに、誰に、いくらのどんな品物を贈ったか、明細をリスト化することで、より適正に処理していることをアピールできるはずです。リストは百貨店やギフトショップで発行される配送リスト（送付状）などでもかまいません。
客観的証拠を残すために、手渡しを避け、第三者の配送業者を通すのもひとつです。配送業者を通すことで、確かに相手に渡した記録を残せるからです。
税務調査では、家族や友人への贈答品が混じっていないかを見られることが多いです。リストを作成する際、私的な贈り物についてもリスト化し、経費から除いたことを示せるようにしておきましょう。不正ではないかと、あらぬ疑いがかけられないよう明細のリストや、きちんと相手に渡した記録について残しておくことが大切です。
高額の贈答品は否認リスクがある
贈答品は金額の上限が決められていないものの、高額だと否認されるリスクがあります。特に50,000円以上になると、税務調査で個人的な支出を疑われやすいといわれています。
税務調査で高額の贈答品が疑われやすいのは、実際に過去、高級時計を贈答品として経費計上しながら、自分で身に着けていた事例があるからです。さらにその時計を売却し、現金を得ることで法人税を節税しながら非課税の故人所得を増やす、脱税を行ったケースもありました。ほかにも、ブランド品や貴金属の購入費用を分割し、領収書の件数を水増しして偽装する不正もあったようです。
過去の事例から、金額が大きい贈答品については、脱税ではないかと税務調査で目をつけられやすいです。あくまで常識の範囲内の金額に抑えることが大切です。
金券を贈答品にするのは避ける
事業に必要な贈答品は経費として認められますが、金券を贈るのは避けたほうが無難です。
金券には商品券やビール券などさまざまな種類があり、相手にどんな贈答品を送れば喜んでもらえるかわからないときに便利な品物です。しかし、どれも換金性が高く、経費として認められないことが多いです。完全に認められないわけではないようですが、税務調査が入ったとき説明できなければ脱税を疑われるリスクもあるでしょう。
実際、金券を贈答品として経費にしながら、相手に渡さず換金し、現金化する脱税事例がありました。過去の事例から、税務署も金券による贈答は厳しくチェックするようになっています。特に金券の購入が多い場合や、金額が大きい場合は、「本当に相手に渡したのか、脱税ではないか」と疑われやすいです。できれば利用を避けるか、もし贈る場合も常識的な金額に留め、税務調査が入っても説明できるだけの資料や明細を必ず残すようにしましょう。
事業に関わる贈答品は経費にできる
常識的な金額の範囲内で適正な経費処理を
贈答品にかかる費用は、事業に関連する支出であれば、主に交際費として経費計上が可能です。経費となる対象は、取引先、得意先、顧客をはじめ、これから仕事で関わる可能性がある相手も含まれます。一方で、家族や友人、自分自身への贈り物は私的な支出であり、経費にすることはできません。
贈答品が経費として認められるには、「誰にいくらの金額で、どんな品物を贈ったか」を示す証拠も必要です。領収書や送付先リストなど、税務調査が入っても説明できるよう、必ず資料を残しておきましょう。あまり高額だと否認されるリスクもあるため、金額は10,000円を目安に、常識の範囲内で抑えることが大切です。
